Vi vet inte var pengarna går
Pengar som bara ligger där är inte en trygghet, det är en förlorad möjlighet. Så här har jag hjälpt organisationer få koll, och få pengarna att jobba.
Struktur i inköpen
Ingen visste vad pastoratet köpte eller av vem. Ledningen valde att inte skaffa kort vid en omorganisation, för att helt slippa den administrationen, och kartlade istället inköpsvolymerna tillsammans med controllern. Antalet leverantörer minskades och tydliga beställare utsågs, med en app för kontorsvaror med standardiserat sortiment. Resultatet blev styrning och överblick där det tidigare inte fanns någon, färre inköpstillfällen, färre fakturor och en process helt utan kortadministration.
Inköp & matleveranser
Efter hundratals småinköp i mataffärer med kreditkort införde vi en matleverantör med digital portal. Det gav rätt pris, digitala kvitton och säkerställde att inga verifikationer försvann. Genom att styra om till en leverantör kunde vi dessutom mäta miljöpåverkan, vilket inte gick att göra när inköpen var utspridda. Samtidigt samordnade vi inköpen så personalen slapp handla själva och fick maten levererad direkt. Ett litet, avgränsat steg som gav effekt utan att röra resten av inköpsprocessen.
Finansförvaltning & upphandling
19 miljoner kronor stod på ett sparkonto och gav i praktiken ingen avkastning, pengarna höll inte ens jämn takt med inflationen och tappade alltså i värde för varje år som gick. Jag genomförde en upphandling som ledde till en leverantör med aktiv förvaltning, och tog fram styrdokument för hur politiker skulle förhålla sig till kapitalförvaltningen. Riskallokeringen togs sedan fram i dialog med förvaltaren, som är den som har den kompetensen. Med en avkastning på 5 till 6 procent motsvarar det ungefär en miljon kronor om året, nog för att finansiera en hel tjänst. Resultatet blev tydligare styrning, bättre kontroll och pengar som faktiskt arbetar istället för att stå stilla och urholkas.