Vardagen tar för mycket tid i onödan
Ni har redan systemen. Ni behöver bara sluta göra samma sak tre gånger. Här är några exempel på hur det kan se ut i praktiken.
En gemensam plattform istället för flera
Innan beslutet satt medarbetarna utspridda på olika lösningar, någon på Google-kalender, någon på papper, någon på Outlook. Ett möte med fem personer bestämdes via mejl och telefon fram och tillbaka, och kunde ta veckor innan alla var överens om en tid. Även när ett möte väl var bokat hände det att rummet ändå var upptaget, eftersom det inte fanns en gemensam bild av vad som var ledigt. Ledningen beslutade att samtliga skulle använda Outlook, vi satte upp det fungerande i alla klienter och gjorde mötesrum och bilar bokningsbara som resurser. Resultatet blev möten som gick att boka på minuter istället för veckor, och rum som faktiskt var lediga när man kom dit.
Gemensam mall för verksamhetsplanering
Musiker och pedagoger planerade verksamhet var för sig, utan ett gemensamt sätt att se vad som redan var inplanerat. Det gick inte att upptäcka förrän i efterhand om två verksamheter la sin planering på samma plats eller tid, och chefen hade ingen möjlighet att fördela resurser rätt eftersom informationen aldrig samlades ihop. Vi tog fram en gemensam mall och byggde ett formulär där varje verksamhet fyllde i samma uppgifter, vad, var, när, för vem och vem som var ansvarig. Resultatet blev att krockar upptäcktes innan de blev ett problem, och en chef som faktiskt kunde se helheten och fördela resurser medvetet istället för att gissa.
Alla hade en fungerande telefon från dag ett
Som ett led i onboardingprocessen tog jag fram kraven på enhetshanteringen, vilka appar och länkar som skulle finnas, rutin för inköp av nya telefoner och hur äldre enheter kunde föras in i systemet. Den tekniska installationen upphandlades och genomfördes av en specialist på enhetshantering. Nya medarbetare fick en fungerande telefon redan dag ett utan att själva behöva skapa inloggningar, och när någon slutade säkerställde systemet att telefonen låstes ute istället för att bli kvar tillgänglig i onödan. Resultatet blev kortare tid och lägre kostnad vid installation, minskat supportbehov, bättre arbetsmiljö och en organisation som blev GDPR säkrad, från första till sista dagen.
Felanmälan i Microsoft 365
Det finns färdiga system för felanmälan, men vi byggde en billig lösning istället, så att ingen behövde lära sig något nytt. Medarbetare kunde anmäla fel direkt med bild, och både anmälaren, vaktmästaren och fastighetsansvarig kunde följa att felet var mottaget och se vilken åtgärd som var planerad, istället för att undra om eller när det skulle bli av. Resultatet blev snabbare hantering, mindre dubbelarbete och en tydlig historik över fastigheternas skick, utan kostnaden eller inlärningströskeln för ett nytt system.
Digitaliserad bokning av dop, vigsel och begravning
Vi beslutade att digitalisera bokningen av dop, vigsel och begravning, och jag säkerställde att systemen sattes upp rätt. Allmänheten kunde själva boka tid direkt på hemsidan. För begravningsbyråer byggdes en egen lösning där all information som behövs för att boka samlades in direkt, istället för att tas över telefon. Resultatet blev en avlastad expedition, färre telefonsamtal att hantera, och bokningar som kom in kompletta från början.