Vi är sårbara om en person försvinner
En organisation utan redundans är sårbar, hur skickliga medarbetarna än är. Det gäller funktioner som hänger på en enda person, och rutiner som bara finns i någons huvud eller i en pdf som ingen hittar. Så här har jag hjälpt pastorat att bygga bort beroendet av enskilda personer.
Sårbarhet i en kritisk funktion
En kanslifunktion hängde på en enda person utan ersättare. Ingen annan kunde göra jobbet, så medarbetaren kunde aldrig vara helt ledig och bröt sin semester varje sommar. Det var en risk för verksamheten, en arbetsmiljöfråga och i praktiken inte förenligt med semesterlagen. Jag gjorde en analys som visade vad det skulle kosta om personen blev sjuk eller slutade, och vilka alternativ som fanns. Resultatet blev ett medvetet beslut om hur funktionen skulle säkras, fattat på ett faktiskt underlag i stället för att frågan sköts framför sig. Funktionen hänger inte längre på en person, semestern hanteras korrekt och medarbetaren kan vara ledig på riktigt.
Standardiserad anställningsprocess
En ny medarbetares första dag kunde se ut så här: ingen telefon, ingen inloggning, ingenting på plats. Ett kort steg från oväntad till ovälkommen. Ingen menade något illa. Det var inte ett personproblem utan ett systemproblem. Tillsammans med medarbetarna tog jag fram en standardiserad anställningsprocess med beställningar utifrån roll. Varje ny tjänst utlöste rätt utrustning, behörigheter och förberedelser innan personen klev in genom dörren. Preboarding, onboarding och offboarding fick tydliga steg, från första kontakt till avslutad anställning. Resultatet blev en process som håller oavsett vem som anställs eller vem som ansvarar för den, och en första dag där allt är på plats.
Ett sammanhållet intranät
Rutiner och styrdokument fanns, men på fel ställen. En personalhandbok låg som pdf och i praktiken visste ingen om den. Motsvarande innehåll fanns i ett separat system, frikopplat från det medarbetarna använde varje dag. Jag har byggt intranät i SharePoint som hänger ihop med Teams och medarbetarnas vanliga lagringsytor, så att rutiner och dokument finns där man redan är. I två pastorat har jag byggt dem själv, och i ett tredje ledde jag arbetet som chef. Första gången tog det tid. I dag levererar jag ett färdigt intranät på tre arbetsdagar. Resultatet blev information som hittas och används, i stället för information som finns någonstans i teorin.