Pengar utan styrning
Kortköp utan överblick, småinköp som inte går att sammanställa och kapital som står still. Så här har jag hjälpt pastorat att få styrning över pengarna, både de som går ut och de som ligger kvar.
Pengar som inte arbetade
Knappt 20 miljoner kronor låg på bankkonto, med en förväntad avkastning på 2,5 procent och utan skydd mot inflation. Pastoratets köpkraft riskerade att urholkas år för år. Jag tog fram underlag och styrdokument. Kyrkofullmäktige beslutade att kapitalet ska förvaltas marknadsmässigt och etiskt och gav kyrkorådet i uppdrag att utarbeta och följa detaljerna. Därefter genomförde jag upphandlingen av förvaltare. Portföljen utformades i dialog med förvaltaren, följer Svenska kyrkans placeringsregler för etik och hållbarhet och beslutades av kyrkorådet. Den förväntade avkastningen steg från 2,5 till 5,5 procent. Det motsvarar drygt en halv miljon kronor mer om året, till en beräknad och redovisad risk.
Struktur i inköpen
I den gamla organisationen handlade medarbetarna med kort. Det gick inte att styra vad som köptes i förväg eller att sammanställa inköpen i efterhand. När det nya pastoratet bildades föreslog jag att det inte skulle skaffa några kort. Jag prioriterade inköpsfrågan och rekryterade en controller med inköp i tjänsten. Tillsammans kartlade vi inköpsvolymerna, minskade antalet leverantörer och utsåg tydliga beställare. Varje faktura går direkt till mottagare och attestant, utan någon mellanhand som samordnar. Kontorsvaror beställs i en app med standardiserat sortiment. Resultatet blev överblick och styrning där det tidigare inte fanns någon, och ingen kortadministration. Antalet fakturor minskade från cirka 4 000 till 3 200 om året, trots att inköp som tidigare gick på kort nu kom som fakturor. I dag är de under 2 700, 30 procent färre än snittet för pastorat i samma storlek.
Inköp av mat
Mat köptes varje dag i mataffärer med kreditkort, på flera håll i pastoratet. Det blev hundratals småinköp om året, med kvitton som kunde försvinna och ingen samlad bild av vad som köptes. Jag föreslog, upphandlade och införde en matleverantör med digital portal. Det gav avtalade priser, digitala kvitton och inga borttappade verifikationer. Personalen slapp handla själv och fick maten levererad direkt. När inköpen samlades hos en leverantör blev det dessutom möjligt att följa upp miljöpåverkan. Ett litet, avgränsat steg inom ett uppdrag på ett halvår, som gav effekt utan att röra resten av inköpsprocessen.