Vardagen tar för mycket tid i onödan
Mycket tid går åt till att göra samma sak tre gånger. Ofta finns lösningen redan i de system ni har, ibland behövs ett nytt. Här är några exempel på hur det kan se ut i praktiken.
En gemensam plattform i stället för flera
Medarbetarna använde olika lösningar: någon Google-kalender, någon papper, någon Outlook. Att hitta en tid för ett möte med fem personer krävde mejl och telefonsamtal fram och tillbaka och kunde ta veckor. Även när mötet väl var bokat kunde rummet vara upptaget, eftersom ingen hade en gemensam bild av vad som var ledigt. Ledningen beslutade att alla skulle använda Outlook. Jag ledde införandet. Kalendrarna sattes upp så att de fungerade i alla klienter, och mötesrum och bilar blev bokningsbara som resurser. Resultatet blev möten som gick att boka på minuter i stället för veckor, och rum som var lediga när man kom dit.
Gemensam mall för verksamhetsplanering
Musiker och pedagoger planerade sin verksamhet var för sig, utan något gemensamt sätt att se vad som redan var inplanerat. Om två verksamheter lade sig på samma plats eller tid upptäcktes det först i efterhand, och chefen kunde inte fördela resurserna rätt eftersom informationen aldrig samlades. Jag tog fram en gemensam mall och byggde ett formulär där varje verksamhet fyllde i samma uppgifter: vad, var, när, för vem och vem som ansvarade. Resultatet blev att krockar upptäcktes innan de blev ett problem, och en chef som såg helheten och kunde fördela resurserna medvetet i stället för att gissa.
Alla hade en fungerande telefon från dag ett
Nya medarbetare fick ofta vänta på en fungerande telefon. Jag tog fram kraven på enhetshanteringen: vilka appar och länkar som skulle finnas, rutiner för inköp av nya telefoner och hur äldre enheter kunde föras in i systemet. Installationen upphandlades och genomfördes av en specialist på enhetshantering. Nya medarbetare fick en fungerande telefon redan första dagen, utan att själva behöva skapa inloggningar. När någon slutade låstes telefonen ute i stället för att ha kvar tillgång till verksamhetens information. Resultatet blev snabbare och billigare installation, mindre supportbehov, bättre arbetsmiljö och bättre skydd för personuppgifter, från första till sista dagen.
Felanmälan i Microsoft 365
Det finns färdiga system för felanmälan, men de kostar pengar och kräver att alla lär sig något nytt. I stället byggdes en enkel lösning i Microsoft 365. Jag beställde appen i Power Apps av en konsult och byggde själv flödena i Power Automate. Medarbetarna kunde anmäla fel direkt med bild. Anmälaren, vaktmästaren och fastighetsansvarig kunde följa att felet var mottaget och se vilken åtgärd som var planerad, i stället för att undra om och när något skulle hända. Resultatet blev snabbare hantering, mindre dubbelarbete och en tydlig historik över fastigheternas skick, utan kostnaden för ett nytt system.
Digitaliserad bokning av dop, vigsel och begravning
Bokningar av dop, vigsel och begravning hanterades manuellt av expeditionen. Jag valde system, ställde kraven, köpte in lösningen och ställde in den i pastoratets övriga system. Allmänheten kunde sedan boka tid direkt på hemsidan. Begravningsbyråerna fick en egen lösning där all information som behövs samlades in vid bokningen, i stället för att tas över telefon. Resultatet blev en avlastad expedition, färre telefonsamtal och bokningar som kom in kompletta från början.